Khai Báo Hải Quan Khi Gửi Hàng Sang Nhật Bản Cần Lưu Ý Gì?

Khai báo hải quan khi gửi hàng sang Nhật Bản là bước quan trọng giúp cơ quan hải quan xác định chính xác loại hàng, số lượng, giá trị và nguồn gốc của lô hàng. Khai báo thiếu hoặc sai thông tin có thể khiến kiện hàng bị yêu cầu bổ sung chứng từ, kiểm tra hoặc kéo dài thời gian thông quan.

Đặc biệt, Nhật Bản đã bổ sung một số thông tin trong tờ khai nhập khẩu từ ngày 12/10/2025, trong đó có địa điểm giao hàng và thông tin liên quan đến hàng hóa giao dịch qua nền tảng thương mại điện tử.

1. Khai đúng tên hàng hóa

Tên hàng cần được mô tả cụ thể và dễ hiểu, thay vì sử dụng những cách ghi quá chung chung như “Goods”, “Food” hoặc “Personal items”.

Ví dụ:

• ❌ Food
• ✅ Dried squid
• ❌ Cosmetics
• ✅ Facial moisturizer
• ❌ Clothes
• ✅ Cotton T-shirts

Mô tả càng rõ thì việc xác định tính chất và quy định áp dụng cho hàng hóa càng thuận lợi.

2. Khai chính xác số lượng và giá trị

Thông tin về số lượng và giá trị hàng hóa là những nội dung quan trọng trong khai báo nhập khẩu. Nhật Bản yêu cầu tờ khai thể hiện tên hàng, số lượng, giá trị và các thông tin liên quan.

Người gửi nên khai theo chứng từ thực tế và tránh cố tình khai giá trị thấp hơn giá trị giao dịch để giảm thuế.

Ví dụ, nếu gửi:

5 hộp cà phê, giá trị 5.000 JPY

thì thông tin trên chứng từ nên thể hiện tương ứng, thay vì ghi giá trị không phản ánh thực tế.

3. Cung cấp đầy đủ thông tin người gửi và người nhận

Thông tin người gửi và người nhận cần rõ ràng, đặc biệt đối với các lô hàng quốc tế.

Thông tin thường bao gồm:

• Họ tên hoặc tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
• Thông tin liên hệ cần thiết.
• Địa chỉ giao hàng.

Trong nội dung khai báo nhập khẩu, Nhật Bản yêu cầu thông tin về tên và địa chỉ người nhập khẩu, người gửi, quốc gia xuất xứ và địa điểm gửi hàng.

4. Xác định đúng xuất xứ hàng hóa

Xuất xứ là thông tin quan trọng trong quá trình thông quan.

Khi khai báo, cần xác định rõ hàng hóa được sản xuất tại quốc gia nào. Ví dụ, sản phẩm được sản xuất tại Việt Nam thì cần thể hiện đúng Vietnam thay vì nhầm lẫn với quốc gia nơi mua hàng hoặc nơi vận chuyển.

Thông tin về nước xuất xứ và địa điểm gửi hàng nằm trong các nội dung cần khai báo theo quy định của Hải quan Nhật Bản.

5. Chuẩn bị Invoice và Packing List khi cần thiết

Tùy loại hàng và phương thức vận chuyển, cơ quan hải quan có thể yêu cầu các chứng từ liên quan.

Một số chứng từ thường gặp gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Air Waybill (AWB) đối với hàng air.
• Bill of Lading hoặc Sea Waybill đối với hàng biển.
• Chứng từ bảo hiểm hoặc cước vận chuyển khi cần.
• Giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành đối với một số mặt hàng.

Japan Customs liệt kê Invoice, vận đơn/Air Waybill và Packing List trong nhóm chứng từ phục vụ thủ tục thông quan.

6. Kiểm tra quy định riêng đối với từng loại hàng

Không phải hàng hóa nào cũng chỉ cần khai báo thông thường.

Một số nhóm hàng có thể chịu quy định bổ sung, chẳng hạn:

• Thực phẩm.
• Mỹ phẩm.
• Dược phẩm.
• Sản phẩm có nguồn gốc động vật.
• Sản phẩm thực vật.
• Hàng hóa cần giấy phép chuyên ngành.

Đối với một số loại thực phẩm nhập khẩu vào Nhật Bản để kinh doanh, có thể phát sinh yêu cầu khai báo theo Food Sanitation Law và thủ tục với cơ quan kiểm dịch trước khi hoàn tất thông quan.

Vì vậy, trước khi gửi thực phẩm hoặc hàng đặc thù, người gửi nên kiểm tra quy định áp dụng cho chính mặt hàng đó.

7. Lưu ý với hàng gửi qua bưu điện

Đối với hàng gửi quốc tế qua đường bưu điện, kiện hàng có giá trị hải quan không quá 200.000 JPY được xử lý theo quy trình riêng của hàng bưu chính; nếu giá trị vượt 200.000 JPY, người nhận phải thực hiện thủ tục khai báo nhập khẩu thông thường tại cơ quan hải quan hoặc thông qua đơn vị khai thuê.

Trong trường hợp hải quan cần xác minh giá trị hoặc nội dung hàng, người nhận có thể được yêu cầu cung cấp Invoice và các chứng từ liên quan.

8. Khai báo đúng mục đích gửi hàng

Người gửi cần thể hiện đúng mục đích của lô hàng, chẳng hạn:

• Quà tặng.
• Hàng mẫu.
• Hàng cá nhân.
• Hàng thương mại.
• Hàng mua bán qua thương mại điện tử.

Không nên khai hàng thương mại thành quà tặng hoặc cố tình thay đổi mục đích sử dụng để tránh nghĩa vụ thuế và kiểm tra.

9. Lưu ý những thông tin mới trong khai báo nhập khẩu

Từ 12/10/2025, Nhật Bản bổ sung một số nội dung vào thông tin khai báo nhập khẩu, bao gồm:

• Địa chỉ và tên nơi giao hàng.
• Việc hàng hóa có được giao dịch thông qua nền tảng thương mại điện tử (EC) hay không.
• Tên nền tảng EC hoặc thông tin liên quan nếu áp dụng.

Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với các lô hàng được mua bán thông qua các nền tảng thương mại điện tử xuyên biên giới.

10. Tránh khai báo hàng hóa quá chung chung

Một trong những lỗi thường gặp là sử dụng mô tả không đủ chi tiết.

Ví dụ:

Không nên:

Food – 10 kg

Nên:

Dried squid – 5 kg
Dried mushrooms – 3 kg
Coffee beans – 2 kg

Cách khai báo cụ thể giúp cơ quan chức năng dễ xác định hàng hóa và các quy định liên quan.

Quy trình khai báo hải quan cơ bản

Về cơ bản, quy trình có thể được hình dung như sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin hàng hóa và chứng từ.

Bước 2: Khai tên hàng, số lượng, giá trị, xuất xứ và thông tin người gửi/nhận.

Bước 3: Đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan thực hiện thủ tục phù hợp.

Bước 4: Hải quan Nhật Bản kiểm tra hồ sơ và hàng hóa khi cần.

Bước 5: Thực hiện nghĩa vụ thuế, phí nếu phát sinh.

Bước 6: Hàng được cấp phép thông quan và tiếp tục giao đến người nhận.

Japan Customs cho biết thủ tục nhập khẩu về cơ bản bắt đầu từ việc nộp tờ khai và kết thúc khi hàng được cấp phép nhập khẩu sau quá trình kiểm tra cần thiết và thanh toán các khoản thuế áp dụng.

Những lỗi cần tránh khi khai báo hàng sang Nhật

❌ Khai sai tên hàng

Ghi tên hàng không đúng thực tế có thể dẫn đến yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra.

❌ Khai sai giá trị

Không nên tự ý giảm giá trị hàng hóa trên chứng từ.

❌ Khai thiếu số lượng

Số lượng trên khai báo nên thống nhất với hàng thực tế.

❌ Không kiểm tra hàng hạn chế

Một số hàng hóa bị cấm hoặc chịu kiểm soát đặc biệt tại Nhật Bản. Japan Customs có danh sách các mặt hàng bị cấm nhập khẩu và các nhóm chịu kiểm soát, hạn chế.

❌ Thông tin người nhận không chính xác

Sai tên, địa chỉ hoặc thông tin liên hệ có thể gây khó khăn khi cơ quan vận chuyển hoặc hải quan cần xác minh.

Câu hỏi thường gặp

1. Khai báo hải quan sang Nhật có bắt buộc không?

Có. Hàng hóa nhập khẩu phải thực hiện thủ tục hải quan phù hợp với loại hàng và phương thức vận chuyển.

2. Có được khai giá trị thấp hơn thực tế không?

Không nên. Giá trị khai báo cần phản ánh chính xác giao dịch và chứng từ liên quan.

3. Gửi thực phẩm sang Nhật có cần lưu ý gì?

Có. Một số thực phẩm có thể chịu quy định kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm tùy mục đích và loại hàng.

4. Hàng trên 200.000 JPY có gì khác?

Đối với hàng gửi qua bưu điện, kiện có giá trị hải quan trên 200.000 JPY cần thực hiện thủ tục khai báo nhập khẩu thông thường.

5. Có thể nhờ đơn vị vận chuyển khai báo không?

Có. Người nhập khẩu thường có thể ủy quyền cho đại lý hải quan thực hiện thủ tục theo quy định.

Kết luận

Khai báo hải quan khi gửi hàng sang Nhật Bản cần đảm bảo các thông tin về tên hàng, số lượng, giá trị, xuất xứ và người gửi – người nhận được cung cấp chính xác, nhất quán với hàng thực tế và chứng từ.

Đặc biệt, với thực phẩm, mỹ phẩm và các mặt hàng thuộc nhóm quản lý chuyên ngành, người gửi nên kiểm tra quy định trước khi đóng hàng. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và khai báo minh bạch ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nguy cơ phát sinh yêu cầu bổ sung chứng từ, kiểm tra hoặc chậm thông quan.

Hãy liên hệ ngay với Vận Chuyển Việt Nhật để được tư vấn lộ trình và nhận bảng báo giá ưu đãi nhất hôm nay!

Xem thêm:

Okonomiyaki – “Bánh Xèo” Nhật Bản Có Gì Đặc Biệt?

Dịch vụ vận chuyển hàng không từ Việt Nam đi Châu Âu