Những giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Nhật lần đầu

Gửi hàng đi Nhật Bản đang ngày càng phổ biến, không chỉ với doanh nghiệp mà còn với cá nhân gửi quà cho người thân, du học sinh, lao động tại Nhật. Tuy nhiên, với những ai gửi hàng đi Nhật lần đầu, việc thiếu thông tin hoặc chuẩn bị giấy tờ chưa đầy đủ rất dễ dẫn đến tình trạng bị giữ hàng, chậm giao hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.

Vậy những giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Nhật lần đầu gồm những gì? Có phức tạp không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại giấy tờ, tránh rủi ro và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển suôn sẻ.

1. Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi gửi hàng đi Nhật?

Nhật Bản là quốc gia có quy định hải quan nghiêm ngặt, đặc biệt với hàng nhập khẩu từ nước ngoài. Mọi kiện hàng khi nhập cảnh đều có thể bị kiểm tra ngẫu nhiên hoặc kiểm tra chi tiết nếu nghi ngờ sai sót.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp:

• Hàng hóa thông quan nhanh chóng

• Tránh bị giữ hàng, trả hàng hoặc tiêu hủy

• Giảm nguy cơ bị đánh thuế cao

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

👉 Với người gửi lần đầu, giấy tờ đầy đủ chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của đơn hàng.

2. Những giấy tờ bắt buộc khi gửi hàng đi Nhật lần đầu

2.1. Phiếu gửi hàng (Shipping Form / Waybill)

Đây là giấy tờ bắt buộc đối với mọi đơn hàng gửi đi Nhật.

Thông tin cần có:

• Họ tên người gửi

• Địa chỉ, số điện thoại người gửi

• Họ tên người nhận tại Nhật

• Địa chỉ chi tiết (quận, tỉnh, mã bưu điện)

• Số điện thoại người nhận

• Nội dung hàng hóa

💡 Lưu ý: Thông tin phải chính xác tuyệt đối, đặc biệt là địa chỉ và số điện thoại người nhận.

2.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là giấy tờ thể hiện giá trị hàng hóa, thường áp dụng cho:

• Hàng kinh doanh

• Hàng có giá trị cao

• Hàng số lượng lớn

Nội dung hóa đơn gồm:

• Tên hàng hóa

• Số lượng

• Đơn giá

• Tổng giá trị

• Mục đích gửi hàng (quà biếu, cá nhân, kinh doanh)

👉 Dù là hàng cá nhân, nhiều trường hợp vẫn được yêu cầu khai giá trị ước tính để làm căn cứ hải quan.

2.3. Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List)

Packing List giúp hải quan Nhật Bản dễ dàng kiểm tra kiện hàng.

Bảng kê cần thể hiện:

• Danh sách từng mặt hàng

• Trọng lượng từng loại

• Số lượng chi tiết

• Cách đóng gói

📌 Đối với người gửi lần đầu, bảng kê càng chi tiết thì khả năng thông quan càng nhanh.

3. Giấy tờ cá nhân người gửi cần chuẩn bị

3.1. CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (bản chụp)

• Áp dụng cho người gửi là cá nhân

• Dùng để xác minh thông tin người gửi

• Đặc biệt cần thiết với hàng có giá trị cao

👉 Thông tin trên giấy tờ phải trùng khớp với phiếu gửi hàng.

3.2. Thông tin người nhận tại Nhật

Không cần giấy tờ bản cứng nhưng cần:

• Họ tên đầy đủ (theo thẻ cư trú)

• Địa chỉ chi tiết

• Số điện thoại đang sử dụng tại Nhật

💡 Nếu người nhận là du học sinh hoặc lao động, nên ghi đúng tên theo thẻ ngoại kiều (Residence Card) để tránh rắc rối.

4. Giấy tờ bổ sung theo từng loại hàng hóa

4.1. Giấy tờ khi gửi thực phẩm đi Nhật

Thực phẩm là nhóm hàng bị kiểm soát chặt tại Nhật.

Có thể cần:

• Nhãn mác sản phẩm

• Hạn sử dụng rõ ràng

• Thành phần nguyên liệu

• Giấy xác nhận nguồn gốc (với số lượng lớn)

❗ Không gửi thực phẩm có chứa thịt tươi, thịt chế biến từ heo, bò, gà nếu không có giấy phép đặc biệt.

4.2. Giấy tờ khi gửi mỹ phẩm, thực phẩm chức năng

Một số trường hợp cần:

• Hóa đơn mua hàng

• Thành phần sản phẩm

• Giấy công bố hoặc giấy kiểm định (với hàng số lượng lớn)

👉 Gửi số lượng nhỏ cho cá nhân thường đơn giản hơn, nhưng vẫn phải khai rõ nội dung.

4.3. Giấy tờ khi gửi hàng kinh doanh

• Hóa đơn thương mại

• Packing list chi tiết

• Giấy phép kinh doanh (nếu được yêu cầu)

• Chứng từ xuất xứ hàng hóa (CO) trong một số trường hợp

💡 Với người gửi lần đầu, nên trao đổi kỹ với đơn vị vận chuyển để được hướng dẫn chính xác.

5. Những lỗi giấy tờ người gửi hàng đi Nhật lần đầu thường gặp

• Khai sai hoặc thiếu nội dung hàng hóa
• Không khai giá trị hàng
• Thông tin người nhận không chính xác
• Gửi hàng cấm nhưng không biết
• Nhãn mác sản phẩm không rõ ràng

👉 Những lỗi này có thể khiến hàng:

• Bị giữ tại hải quan Nhật

• Bị đánh thuế cao

• Bị trả về Việt Nam hoặc tiêu hủy

6. Kinh nghiệm chuẩn bị giấy tờ khi gửi hàng đi Nhật lần đầu

• Hỏi kỹ đơn vị vận chuyển trước khi gửi
• Chuẩn bị danh sách hàng hóa chi tiết từ đầu
• Chụp ảnh hàng hóa trước khi đóng gói
• Không giấu hoặc khai gian nội dung hàng
• Lưu lại toàn bộ giấy tờ liên quan

💡 Nếu không chắc mặt hàng có được gửi hay không, đừng tự ý gửi, hãy kiểm tra trước.

7. Nên chọn đơn vị vận chuyển nào để được hỗ trợ giấy tờ?

Với người gửi lần đầu, nên chọn đơn vị:

• Có kinh nghiệm gửi hàng đi Nhật

• Hỗ trợ khai báo hải quan trọn gói

• Tư vấn rõ ràng từng loại giấy tờ

• Có chính sách xử lý khi phát sinh sự cố

👉 Một đơn vị uy tín sẽ giúp bạn giảm 70–80% rủi ro về giấy tờ.

Kết luận

Việc nắm rõ những giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Nhật lần đầu sẽ giúp bạn tránh được hầu hết các rủi ro thường gặp, từ chậm trễ, phát sinh chi phí cho đến bị giữ hoặc trả hàng. Dù là gửi quà cá nhân hay hàng hóa kinh doanh, chuẩn bị đầy đủ phiếu gửi, hóa đơn, bảng kê và giấy tờ liên quan theo từng loại hàng sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Đối với người gửi lần đầu, sự cẩn thận và chủ động chính là chìa khóa để đơn hàng đi Nhật an toàn, đúng thời gian và không gặp rắc rối.

Xem thêm tại: