Nội Dung
5 Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan Và Cách Tránh
Khai báo hải quan là một bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu. Chỉ cần một sai sót nhỏ, doanh nghiệp có thể bị giữ hàng, chịu phạt hành chính, hoặc chậm tiến độ giao hàng. Nhiều người mới bước vào lĩnh vực logistics thường gặp những lỗi cơ bản, lặp đi lặp lại. Bài viết này sẽ chỉ ra 5 lỗi thường gặp khi khai báo hải quan và cách tránh để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro.
1. Khai sai mã HS code
HS code (Harmonized System code) là mã phân loại hàng hóa theo chuẩn quốc tế. Đây là yếu tố quyết định thuế suất nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành và chính sách quản lý hàng hóa.
-
Lỗi thường gặp: Doanh nghiệp chọn sai mã HS code, dẫn đến áp sai thuế suất hoặc thiếu giấy phép cần thiết. Ví dụ: một số sản phẩm điện tử có thể bị nhầm mã, làm phát sinh thuế cao hơn.
-
Cách tránh:
-
Tra cứu kỹ trong biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam.
-
Tham khảo hướng dẫn từ Cục Hải quan hoặc nhờ tư vấn chuyên gia.
-
Với hàng mới, phức tạp, nên làm công văn xin xác định trước mã HS.
-
2. Không chuẩn bị đủ chứng từ
Một tờ khai hải quan hợp lệ luôn cần bộ chứng từ đầy đủ. Thông thường bao gồm:
-
Hóa đơn thương mại (Invoice)
-
Phiếu đóng gói (Packing list)
-
Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
-
Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
-
C/O (Certificate of Origin) để hưởng ưu đãi thuế quan
Lỗi thường gặp: Doanh nghiệp nộp thiếu giấy tờ hoặc sai định dạng, khiến hải quan yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ.
Cách tránh:
-
Lập checklist trước khi mở tờ khai.
-
Kiểm tra kỹ thông tin trùng khớp giữa invoice, packing list và vận đơn.
-
Chuẩn bị bản scan điện tử rõ ràng nếu khai online.
3. Bỏ sót giấy phép nhập khẩu với hàng đặc thù
Một số loại hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải có giấy phép chuyên ngành. Ví dụ:
-
Thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm → cần giấy phép Bộ Y tế.
-
Hóa chất, phân bón → cần giấy phép Bộ Công Thương.
-
Thiết bị viễn thông → cần chứng nhận hợp quy.
Lỗi thường gặp: Doanh nghiệp không để ý, nhập hàng về nhưng không xin giấy phép trước, dẫn đến bị giữ tại cảng hoặc buộc tái xuất.
Cách tránh:
-
Kiểm tra chính sách mặt hàng trong Nghị định 69/2018/NĐ-CP và các thông tư liên quan.
-
Liên hệ với nhà cung cấp để chuẩn bị sẵn giấy tờ.
-
Hỏi trước hải quan cửa khẩu về yêu cầu với mặt hàng đặc thù.
4. Ghi sai giá trị hàng hóa
Giá trị hàng hóa là cơ sở để tính thuế nhập khẩu và thuế VAT. Việc ghi sai giá trị có thể gây thiệt hại hoặc bị xử phạt.
-
Lỗi thường gặp:
-
Ghi thiếu phí vận chuyển, bảo hiểm (CIF/FOB).
-
Khai thấp giá để giảm thuế nhưng bị hải quan kiểm tra giá tham chiếu và bác bỏ.
-
-
Cách tránh:
-
Dùng đúng Incoterms trên invoice.
-
Đảm bảo invoice, hợp đồng và thanh toán phù hợp với giá khai báo.
-
Nếu có chi phí ngoài invoice (phí license, phí thiết kế…), cần cộng vào trị giá hải quan.
-
5. Mẹo xử lý khi bị giữ hàng
Dù chuẩn bị kỹ, đôi khi hàng vẫn bị giữ lại để kiểm tra. Nguyên nhân có thể do nghi ngờ sai mã HS, nghi khai thấp giá, hoặc kiểm tra chuyên ngành.
Cách xử lý:
-
Giữ liên lạc chặt chẽ với cán bộ hải quan để nắm rõ lý do.
-
Bổ sung ngay các chứng từ còn thiếu hoặc công văn giải trình.
-
Nếu bị ấn định thuế, có thể làm đơn khiếu nại kèm chứng cứ (hợp đồng, chứng từ thanh toán).
-
Luôn lưu trữ đầy đủ hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng.
Kết luận
Khai báo hải quan tuy phức tạp nhưng có thể tránh rủi ro nếu chuẩn bị cẩn thận. 5 lỗi thường gặp gồm: sai mã HS code, thiếu chứng từ, quên giấy phép nhập khẩu, ghi sai giá trị hàng hóa và xử lý kém khi bị giữ hàng. Mỗi lỗi đều có giải pháp rõ ràng nếu doanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân sự và chủ động cập nhật quy định.
Hàng hóa thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro pháp lý – đó là mục tiêu mà bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng mong muốn.
Xem thêm:
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Nhật Từ Amazon Nhật
Dịch Vụ Vận Chuyển Gia Vị Việt Nam Sang Nhật Bản – Nhanh Chóng, An Toàn
Gửi thực phẩm khô cho du học sinh Châu Âu, sách vở, hải sản khô
